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根据货运代理的工作特点，日常工作中上海进出口货运代理的操作流程分为以下几个环节：接单、订舱、拖车/内装、报关、文件等。
一、货代操作流程的接单部分
原则上，订单接收工作应成为日常生活中的优先工作环节。一般来说，订单接收必须快速、高效，并在第一时间内确认业务的可操作性并安排。订单接收人员一般要求在收到委托书后15分钟内5分钟内完成以下三部分基本信息的确认。审核客户委托内容；确认客户服务要求；确认运价、确认仓位（客户服务或订单接收人员）
二、货代操作流程的订舱部分
一般来说，上海进出口货代预订时间必须在开航日7天前安排。对于可以提前接受委托的船舶公司，应争取第一批订舱，并在旺季根据市场情况适当提前；一般要求在预订5工作日前完成订舱。对于在此期限内的业务委托，一般要求在接单日内完成订舱，不得超过一个工作日内完成订舱。
三、拖车/内装(调度)
客户委托的拖车。内部或报关要求必须根据船舶公司、码头、货物性质和市场环境进行预审。尽量与客户协商调整隐患的不合理安排，并告知原因和风险。在船舶公司的免费箱期内，安排拖车柜进入现场，避免额外费用。
如发生超额堆放费用。超期柜租金等额外费用，应立即通知客户，要求其书面确认和登记客户业务退款，并确认是否发生拖车安排的初始费用。如有预付费，应立即通知客户，并要求其书面确认和登记。
四、进出口货代操作流程的报关部分(操作员)
(1)安排前可获得相关销售或客服确认。
(2)根据船舶公司、码头、航线、货物等情况，前瞻性判断合适的报关时间。如果客户的具体情况存在冲突，必须与客户友好协商并告知可能的风险。
(3)在与客户约定报关日期的前一个工作日再次与客户确认报关材料的发送情况。
(4)收到报关材料后，应立即预审报关材料，并立即处理问题。
(5)在约定的报关日期前一个工作日下班前，将完整的报关材料送报关行。
(6)对于报关材料，要求复印留底；对于核销单等重要报关材料，必须进行登记。
(7)跟踪反馈报关结果。
五、进出口货代操作流程相关文件部分
1、提单确认(文件员)
(1)提单确认件的膳制和发送，提单确认件的膳制和发送应及时，一般必须在预定航天前2个工作日发送。
(2)催促提单确认。
